Woensdagmiddag. Een kandidaat belt: “Ik solliciteerde drie weken geleden en hoorde nog niets. Is de vacature nog open?” Je kijkt in je mailbox. De hiring manager zou vorige week laten weten wie door mocht. Je had het ook al twee keer gevraagd. 😬

Je bent niet alleen. In de Talent Pulse 2026 van Acerta en Stepstone zegt twee op drie werkzoekenden (65,2%) dat ze regelmatig of (bijna) nooit een antwoord krijgen op hun sollicitatie. Het goede nieuws: die stilte komt zelden uit onwil, en je lost ze op zonder extra uren. In deze blog lees je hoe.

Stilte na een sollicitatie: zelden onwil

Natuurlijk is het allemaal zo zwart-wit niet. Bekijk het standpunt van de andere kant: als hiring manager werk je nooit op één vacature. Je mailbox loopt al snel over, kandidaten komen binnen langs verschillende kanalen en zo verlies je, zonder slechte bedoelingen, snel het overzicht. Niemand beslist er natuurlijk bewust om een kandidaat te negeren, maar het sluipt er gewoon in tijdens de dagelijkse drukte.

Zo zie je dat het probleem zelden de wil is. Er ontbreekt iemand die het bericht stuurt, en een datum waarop dat gebeurt.

Eén eigenaar, één datum, één bericht

Meer goede wil lost stilte zelden op. Een paar vaste afspraken doen dat wel. Per moment waarop een kandidaat iets moet horen, leg je drie dingen vast:

1. Eén eigenaar. Spreek af wie het bericht stuurt. Meestal is dat HR, ook als de hiring manager beslist. Zo hoort de kandidaat het van één persoon, en weet iedereen intern wie aan zet is. Is die persoon met verlof, dan neemt een vaste vervanger het over.
2. Eén datum. Zeg de kandidaat wanneer die iets hoort, en probeer die datum ook te halen. Lukt dat niet, stuur dan op die dag toch een kort bericht met een nieuwe datum. Welke termijnen haalbaar zijn, hangt af van je team. Als vertrekpunt kan je mikken op een ontvangstbevestiging dezelfde dag of uiterlijk na twee werkdagen, een antwoord na de screening binnen vijf werkdagen, en een afwijzing binnen twee werkdagen na het besluit.
3. Eén bericht dat klaarstaat. Wie elke keer een nieuwe mail moet schrijven, stelt het uit. Met een paar klaargezette berichten voor de momenten die steeds terugkomen, kost het je een minuut. Je past ze telkens kort aan, zodat ze persoonlijk blijven.

Maak daarnaast een paar afspraken met de hiring manager. Bijvoorbeeld: het oordeel over een kandidaat komt binnen twee werkdagen bij HR, en de hiring manager belooft de kandidaat zelf geen termijnen. Verstrijkt een termijn toch, dan krijgt de kandidaat een update en kaart HR het intern aan. Werk je met een interim- of selectiekantoor, spreek dan ook af wie de kandidaat op de hoogte houdt.

Je kan klein beginnen. Kies één lopende vacature en zet bij elk contactmoment een naam en een datum. Lukt het daar, dan neem je het mee naar de volgende.

Het bericht dat iedereen vergeet: “nog geen nieuws”

Vaak wacht je met mailen tot er een beslissing is. Toch kan je een update sturen zonder dat er iets beslist is. Bijvoorbeeld zo:

“Dag [voornaam], bedankt voor je geduld. Ik had beloofd dat je vandaag zou horen hoe het verder gaat met je kandidatuur voor [functie]. We hebben nog geen beslissing, omdat [korte, eerlijke reden]. Uiterlijk op [datum] laat ik je weten hoe het verder gaat, ook als er dan nog geen nieuws is. Heb je intussen een vraag? Laat het me gerust weten. [Naam], HR”

Let bij zo’n bericht op twee dingen:

• Een echte afzender. Stuur het vanaf een adres waarop de kandidaat kan antwoorden, met de naam van een collega eronder. Een no-reply-adres voelt als een deur die dichtvalt.
• Bellen na een gesprek of proef. Deed iemand al een gesprek of een praktijkproef, dan kan je die persoon ook bellen. Werkpunten en een beslissing bespreek je beter in een gesprek dan in een mail.

Na een test of proef: daar is de stilte het grootst

Wie een halve dag in je atelier stond of een test van een uur invulde, investeerde tijd in jou. Net daar blijft het vaak stil. Je hebt dan twee opties: je spreekt vooraf af wanneer de kandidaat iets hoort en zet dat in je agenda, of je plant meteen na de proef een kort belmoment in. Allebei zorgen ze ervoor dat de kandidaat niet blijft wachten.

Veelgestelde vragen

Moet ik elke kandidaat persoonlijk antwoorden?
Dat hangt af van hoe ver de kandidaat in de procedure zit. Wijs je af omdat een cv niet bij de vacature past, dan kan je gerust een standaardmail of een template gebruiken. Heeft de kandidaat al tijd in jou geïnvesteerd, bijvoorbeeld met een gesprek of een test, dan is een persoonlijk telefoontje welkom.

Is zwijgen niet veiliger dan een afwijzing?
Een kort, neutraal antwoord op basis van je criteria is duidelijker voor de kandidaat dan stilte. Twijfel je over een afwijzingsbrief, dan kan je die voorleggen aan je sociaal secretariaat.

Wat als de vacature on hold gaat?
Laat het de kandidaten weten, ook als je nog niet weet hoe het verder gaat. Zeg erbij dat het niets met hun kandidatuur te maken heeft, en geef een datum waarop je laat weten of de procedure hervat. Wie liever niet wacht, kan zich dan terugtrekken.

Geen enkele kandidaat nog in stilte laten wachten?

Welk bericht stel jij nog het vaakst uit? In onze nieuwe gids vind je acht stappen, een proceskaart, haalbare termijnen voor elk contactmoment en vijf berichten voor de momenten die iedereen vergeet. 👇