TUSSEN:

Jobtoolz BV, met maatschappelijke zetel te 8500 Kortrijk, Engelse Wandeling 2K8V, met
ondernemingsnummer 0507.743.629;
(“Jobtoolz”, “Verwerker”, “wij”)

EN:

De Klant (“Klant”, “Verwerkersverantwoordelijke”, “u”)

De Verwerker en Verwerkersverantwoordelijke zullen samen de “Partijen” genoemd worden, en individueel als een “Partij”.

WORDT OVEREENGEKOMEN:

1. Artikel 1 – Onderwerp

1.1. Deze overeenkomst (“Overeenkomst”) is van toepassing op de verwerking door Jobtoolz, in het kader van de door Jobtoolz aan de Klant geleverde “Software-As-A-Service”-diensten (“SAAS” of “Diensten”), van persoonsgegevens die door de Klant worden verzameld (“Persoonsgegevens”) i.k.v. een rekruteringstraject m.o.o. het vinden van geschikte medewerkers. Deze Overeenkomst dient samen te worden gelezen met de overeenkomst die werd afgesloten omtrent het verlenen van de Diensten (“Hoofdovereenkomst”).

2. Artikel 2 – Definities

2.1. In het kader van deze Overeenkomst worden de volgende begrippen als volgt gedefinieerd:

• “Persoonsgegevens”: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”), die door of op vraag van de Klant verzameld worden in het online rekruteringsdashboard dat deel uitmaakt van de SAAS. –
• “Gegevensbeschermingsrecht”: de wetgeving die geldt bij de verwerking van persoonsgegevens, met in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“AVG”) en de wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018. –
• “Subverwerkers”: elke verwerker die door Jobtoolz als onderaannemer wordt ingeschakeld en die ermee instemt voor en namens de Klant Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met deze Overeenkomst.

2.2. Voor het overige worden begrippen gedefinieerd en ingevuld in overeenstemming met de invulling eraan gegeven als in de AVG.

3. Artikel 3 – Rolverdeling

3.1. Jobtoolz zal de Persoonsgegevens verwerken in naam en voor rekening van de Klant. In het kader van de uitvoering van de Hoofdovereenkomst is aldus de Klant verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens en is Jobtoolz de verwerker. De Klant bepaalt zelf het doel waarvoor en de middelen waarmee hij de Persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

3.2. Jobtoolz heeft geen invloed op en beperkt toegang tot de Persoongegevens. Jobtoolz wendt de Persoonsgegevens niet aan voor eigen gebruik en geen toegang tot derden, noch voor marketing – noch voor andere doeleinden.

3.3. Beide Partijen verbinden zich er expliciet toe om de relevante bepalingen van het Gegevensbeschermingsrecht na te leven en zij zullen geen handelingen ondernemen of zich onthouden van het nemen van handelingen die de oorzaak zouden kunnen zijn van inbreuken op het Gegevensbeschermingsrecht door de andere Partij.

4. Artikel 4 – Verplichtingen verwerker

4.1. Jobtoolz zal alle redelijke verzoeken van de Klant wat betreft het verwerken van Persoonsgegevens gerelateerd aan deze Overeenkomst, onmiddellijk of zo snel als mogelijk (afhankelijk van de wettelijke verplichtingen opgenomen in de AVG) beantwoorden of uitvoeren.

4.2. Jobtoolz zal enkel Persoonsgegevens verwerken in het kader van de naleving van de Hoofdovereenkomst en deze Overeenkomst en in naleving van de verplichtingen en verantwoordelijkheden die hem zijn opgelegd bij wet, overeenkomstig de schriftelijke instructies van de Klant; indien Jobtoolz, om welke reden dan ook, niet kan voldoen aan deze vereiste, zal hij hiervan melding maken aan de Klant.

4.3. Jobtoolz zal de Klant zonder uitstel meedelen dat een instructie, volgens diens inziens, niet conform het toepasselijke Gegevensbeschermingsrecht is.

4.4. Jobtoolz verbindt zich ertoe dat toegang tot, inspectie van en het verwerken en meedelen van Persoonsgegevens enkel plaatsvindt overeenkomstig de principes van proportionaliteit en ‘need-to-know’. 4.5. Jobtoolz verbindt zich ertoe om geen Persoonsgegevens mee te delen met geen andere personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de verwerking om te kunnen voldoen aan de verplichtingen van Jobtoolz, zoals deze zijn opgenomen in deze Overeenkomst. Deze entiteiten zijn gebonden tot vertrouwelijkheid, tenzij anders is voorzien in de Hoofdovereenkomst. Jobtoolz verleent de Klant, voor zover redelijkerwijs van Jobtoolz verwacht kan worden, bijstand bij het vervullen van diens plicht om medewerking te verlenen aan verzoeken en onderzoeken van de bevoegde toezichthouder voor zover deze verzoeken en onderzoeken betrekking hebben op de Verwerkingen in het kader van de Diensten.

5. Artikel 5 – Verplichtingen Verwerkingsverantwoordelijke

5.1. De Klant zal alle nodige bijstand verlenen en te goeder trouw samenwerken met Jobtoolz om te verzekeren dat alle verwerkingen van Persoonsgegevens overeenkomstig de vereisten van de AVG, en in het bijzonder de principes die hierin zijn opgenomen, verlopen.

5.2. De Klant zal duidelijke, gepaste kanalen van communicatie overeenkomen met Jobtoolz opdat instructies, aanwijzingen en andere vormen van communicatie aangaande Persoonsgegevens die verwerkt worden door Jobtoolz voor rekening van de Klant steeds goed ontvangen wordt. De Klant zal Jobtoolz op de hoogte stellen van de identiteit van hun single point of contact, dat o.m. belast is met de communicatie in het geval van een Datalek (zie Artikel 10).

5.3. De Klant verbindt zich ertoe zich te onthouden van instructies, aanwijzingen of verzoeken aan Jobtoolz, die met zich zouden meebrengen dat bepalingen van de AVG of bepalingen van het toepasselijk dwingend nationale recht worden geschonden.

5.4. De Klant verleent zijn bijstand wanneer Jobtoolz of een van diens Subverwerker(s) deze nodig heeft bij het naleven van een verzoek, bevel, onderzoek of dagvaarding gericht aan Jobtoolz of diens Subverwerker(s) door een bevoegde nationale overheid of juridische autoriteit.

5.5. De Klant garandeert dat hij te goeder trouw zal samenwerken met Jobtoolz om nadelige gevolgen van een beveiligingsincident dat gevolgen heeft voor de Persoonsgegevens die door de Verwerker en/of diens Subverwerker(s) namens de Klant worden verwerkt, te beperken.

6. Artikel 6 – Subverwerker(s)

6.1. De Klant gaat ermee akkoord dat Jobtoolz gebruik maakt van Subverwerker(s) in de uitvoering van diens verplichtingen overeenkomstig deze Overeenkomst en de Hoofdovereenkomst. Bijlage 2 omvat de lijst van Subverwerkers waarmee de Klant akkoord gaat op moment van het afsluiten van deze Overeenkomst. Jobtoolz zal steeds de Klant op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen hiervan.

6.2. Indien de Klant niet akkoord gaat met een bepaalde Subverwerker, dan heeft deze tien (10) dagen om hiertegen te protesteren met een schriftelijke motivatie.

6.3. Jobtoolz garandeert dat de Subverwerkers gebonden zijn door dezelfde verplichtingen wat betreft de behandeling van Persoonsgegevens als waaraan Jobtoolz door deze Overeenkomst is gebonden.

6.4. Jobtoolz geeft de door de Klant vastgestelde doeleinden en gegeven instructies nauwkeurig en tijdig door aan de Subverwerker(s) indien en voor zover deze doeleinden en instructies betrekking hebben op het deel van de verwerking waarbij de Subverwerker(s) betrokken is (zijn).

7. Artikel 7 – Beveiliging

7.1. Jobtoolz treft passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. Bijlage 1 bevat een oplijsting van deze maatregelen.

7.2. Jobtoolz garandeert dat de door hem in dienst genomen of ingeschakelde gemachtigde personen en (sub-) verwerkers uitsluitend toegang hebben tot de Persoonsgegevens voor zoveel als nodig om hun taak of opdracht in het kader van deze overeenkomst te vervullen. Jobtoolz voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot Persoonsgegevens.

7.3. Jobtoolz waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van de Persoonsgegevens, door het gebruik van beveiligingstechnologieën en – technieken.

7.4. Jobtoolz zal onder andere technische en organisatorische maatregelen aannemen (cf. artikel 32 AVG) tegen ongeautoriseerde en onrechtmatige verwerkingen, en zal de veiligheidsmaatregelen op regelmatige basis evalueren en aanpassen, voor zover de wettelijke eisen of technologische ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De Klant is er zich van bewust dat de SAAS-dienst een gestandaardiseerde dienst is en gaat ermee akkoord dat deze aanpassingen of verbeteringen door Jobtoolz van tijd tot tijd worden doorgevoerd, op voorwaarde dat het geheel van maatregelen aan het in artikel 3.1 genoemde beveiligingsniveau blijft voldoen.

7.5. Activiteiten met betrekking tot Persoonsgegevens worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot Persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot wijziging of verlies van Persoonsgegevens.

8. Artikel 8 – Bewaring

8.1. Jobtoolz mag van de Persoonsgegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst.

8.2. Jobtoolz zal de Persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor SAAS-dienstverlening en zal automatisch overgaan tot het vernietigen of anonimiseren van Persoonsgegevens na de beëindiging van de Hoofdovereenkomst.

9. Artikel 9 – Geheimhouding

9.1. De mededeling door Jobtoolz van Persoonsgegevens aan derden mag slechts plaatsvinden voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel Jobtoolz daartoe verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de Klant. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door Jobtoolz vooraf ter kennis worden gebracht aan de Klant. 9.2. Deze geheimhoudingsverbintenis van Jobtoolz blijft ook na beëindiging van deze overeenkomst onverminderd van kracht.

10. Artikel 10 – Datalekken

10.1. Jobtoolz zal de Klant zonder onredelijke vertraging informeren en ten laatste binnen 48 uur na vaststelling van het datalek zodra hij kennis heeft genomen van een (poging tot) inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens (“Datalek”).

10.2. Voor zover bekend zal Jobtoolz de Klant in geval van een Datalek tevens informeren over:

a) de aard van het Datalek,
b) tijdstip van vaststelling van het incident
c) aard en overzicht van de gelekte of mogelijks gelekte Persoonsgegevens
d) de categorieën en het ingeschatte aantal getroffen Betrokkenen
e) de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek
f) de direct genomen maatregelen om de waarschijnlijke gevolgen van het Datalek te beperken
g) tijdstip van afsluiting van het incident
h) de structurele maatregelen die Jobtoolz zal nemen of reeds heeft genomen om een gelijkaardig datalek in de toekomst te voorkomen

10.3. De Klant zal zelf instaan voor de melding van een Datalek dat onder een wettelijke meldplicht valt, bij de bevoegde toezichthouder binnen de wettelijke voorziene tijdsspanne.

10.4. Indien Jobtoolz gebruik maakt van Subverwerkers, zal Jobtoolz vereisen dat zij dezelfde informatie aanleveren in het geval van een Datalek. Jobtoolz zal vervolgens dadelijk en zonder onredelijk oponthoud deze informatie doorspelen aan de Klant.

10.5. Jobtoolz en diens Subverwerker(s) zullen onderling een single point of contact aanstellen die verantwoordelijk is voor alle communicatie tussen Jobtoolz, de Subverwerker(s) en de Klant in het geval van een voorval waarbij er mogelijks aanleiding is gegeven tot een niet-geautoriseerde vernietiging of verlies van of toegang tot, wijziging van of overdracht van Persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de Klant.

10.6. Het is exclusief aan de Klant om te beslissen of, in navolging van de relevante en toepasselijke bepalingen van het Gegevensbeschermingsrecht, de Betrokkenen wiens Persoonsgegevens betrokken zijn in een Datalek hierover geïnformeerd dienen te worden. Het is tevens de verantwoordelijkheid van de Klant om de bevoegde nationale toezichthoudende autoriteit op de hoogte te stellen van een Datalek.

10.7. Jobtoolz zal bijstand verlenen aan de Klant bij het doen nakomen van de verplichtingen uit hoofde van de artikelen 32 tot en met 36 AVG. Jobtoolz zal bijstand verlenen aan de Klant wanneer deze laatste een DPIA uitvoert, in overeenstemming met Artikel 35 AVG. Jobtoolz kan hier additionele kosten voor aanrekenen. Deze kosten zullen in verhouding zijn tot de geleverde prestaties.

11. Artikel 11 – Rechten van de Betrokkenen

11.1. Rekening houdend met de aard van de verwerking, staat Jobtoolz de Klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij, voor zover dit mogelijk is, bij het nakomen van de verplichting van de Klant om te reageren op verzoeken tot uitoefening van de in hoofdstuk III van de AVG vastgestelde rechten van de betrokkene.

11.2. Met betrekking tot verzoeken van Betrokkenen betreffende hun rechten inzake de verwerking van hen betreffende Persoonsgegevens door Jobtoolz en/of haar Subverwerker(s), gelden de volgende voorwaarden:

• Jobtoolz zal naar beste vermogen de Klant onverwijld in kennis stellen van elk verzoek van een Betrokkene met betrekking tot de Persoonsgegevens die Jobtoolz en/of zijn Subverwerker(s) namens de Klant verwerkt, zonder aan een dergelijk verzoek gevolg te geven, tenzij de Klant daartoe uitdrukkelijk toestemming heeft verleend;
• Jobtoolz zal onverwijld voldoen aan elk verzoek van de Klant, zodat de Klant kan voldoen aan een verzoek van de Betrokkene die een van zijn rechten wenst uit te oefenen, en zal van zijn Subverwerker(s) verlangen dat zij daaraan onverwijld voldoen;
• Jobtoolz zal ervoor zorgen dat zowel hijzelf als zijn Subverwerker(s) over de technische en organisatorische mogelijkheden beschikken om de toegang tot Persoonsgegevens te blokkeren en om gegevens fysiek te vernietigen zonder mogelijkheid tot recuperatie indien en wanneer de Klant hierom verzoekt;
• Jobtoolz zal op eenvoudig verzoek van de Klant en naar beste vermogen alle vereiste bijstand verlenen en alle informatie verstrekken die de Klant nodig heeft om zijn belangen te verdedigen in gerechtelijke, arbitrale of andere procedures die tegen de Klant of zijn werknemer worden aangespannen wegens schending van fundamentele rechten op privacy en bescherming van persoonsgegevens van Betrokkenen.

11.3. De Klant draagt de redelijke kosten van de uitvoering door Jobtoolz van de bijstand, genoemd in dit artikel.

11.4. Jobtoolz zal de Klant onmiddellijk op de hoogte stellen van enig verzoek, bevel, onderzoek of dagvaarding door een competente nationale overheid of juridische autoriteit gericht aan Jobtoolz of diens Subverwerkers aangaande de verwerkingen die worden uitgevoerd namens de Klant of enige data en/of informatie dienaangaande.

12. Artikel 12 – Controle

12.1. De Klant heeft het recht om de naleving van deze overeenkomst te controleren. Daartoe heeft hij het recht een onafhankelijke auditeur aan te stellen die zich ter plaatse kan begeven in de lokalen of plaatsen waar Jobtoolz de gegevensverwerking uitvoert of waar zij de relevante informatie in verband met de verwerking ter beschikking stelt. Het resultaat van deze controle zal in een rapport gecommuniceerd worden naar de Klant op eerste verzoek. De Klant zal de kosten van deze audit voor zich nemen, tenzij een manifeste schending van de AVG, de Hoofdovereenkomst of deze Overeenkomst is vastgesteld in de controle, in welk geval Jobtoolz de kosten voor zich zal nemen. De Klant zal Jobtoolz minstens tien (10) werkdagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk hierover inlichten. Dergelijke controles zullen niet vaker dan één (1) maal per twee kalenderjaren plaatsvinden. De controle zal een een moment en wijze plaatsvinden die zo min mogelijk intervenieert met de dagelijkse activiteiten van Jobtoolz.

12.2. Gebeurlijk kan de Klant een controle verzoeken indien deze hiertoe gerechtvaardigde redenen heeft en indien deze redenen schriftelijk aan Jobtoolz worden meegedeeld en aangetoond. Onder gerechtvaardigde redenen wordt verstaan een sterk vermoeden van een Datalek in de zin van Artikel 4 AVG, vernietiging van vertrouwelijke Persoonsgegevens, een wezenlijke inbreuk op een van de verplichtingen van Jobtoolz onder deze Overeenkomst, etc. In een dergelijk geval en op schriftelijk verzoek van de Klant, zal Jobtoolz een onafhankelijke derde, gecertificeerde auditor, aangesteld door de Klant of de betrokken toezichthoudende autoriteit, toegang verlenen tot de relevante delen van de administratie van Jobtoolz (en die van zijn agenten, dochterondernemingen en onderaannemers) om vast te stellen of de Verwerker voldoet aan de AVG en de bepalingen van deze Overeenkomst. Gebeurlijk tijdens controles vastgestelde tekortkomingen zullen door Jobtoolz worden rechtgezet d.m.v. corrigerende maatregelen binnen een redelijke termijn die in verhouding staat tot de ernst en de complexiteit van de vastgestelde tekortkoming

13. Artikel 13 – Internationale gegevensoverdracht

13.1. De Partijen gaan akkoord dat Persoonsgegevens enkel kunnen worden overgedragen aan en/of bewaard worden bij ontvangers die zijn gevestigd in de Europese Economische Ruimte (EER). Hier is geen bijkomende instemming van de Klant voor vereist. Indien een internationale gegevensoverdracht plaatsvindt naar een niet-EER land is vereist dat het land van vestiging valt onder een door de Europese Commissie bij uitzondering uitgevaardigd adequaatheidsbesluit en alleen indien dit noodzakelijk is om aan de verplichtingen van deze Overeenkomst te voldoen. Een dergelijke doorgifte wordt geregeld door de voorwaarden van een overeenkomst inzake gegevensoverdracht met modelcontractbepalingen zoals gepubliceerd in het besluit van de Europese Commissie van 4 juni 2021 (Besluit 2021/914), of door andere mechanismen waarin het toepasselijke recht inzake gegevensbescherming voorziet.

14. Artikel 14 – Aansprakelijkheid

14.1. Niettegenstaande de Hoofdovereenkomst, zal Jobtoolz slechts aansprakelijk zijn voor schade veroorzaakt door de verwerking wanneer Jobtoolz niet conform de verplichtingen specifiek voor verwerkers opgenomen in de AVG heeft gehandeld of waar het buiten of tegen de instructies van de Klant heeft gehandeld.

15. Artikel 15 – Intellectuele eigendomsrechten

15.1. Alle intellectuele eigendomsrechten wat betreft de Persoonsgegevens en wat betreft de databases die gebruikt worden i.h.k.v. de verwerking worden voorbehouden voor Jobtoolz, tenzij dit contractueel anders is overeengekomen. Niets in deze Overeenkomst zal een overdracht van Intellectuele Eigendomsrechten van Jobtoolz naar de Klant inhouden, tenzij dit contractueel anders bedongen is tussen de Partijen.

16. Artikel 16 – Aanvang en einde van de overeenkomst

16.1. Deze overeenkomst neemt een aanvang bij de start van de SAAS-dienstverlening door Jobtoolz aan de Klant en neemt van rechtswege en automatisch een einde bij beëindiging van de SAAS-dienstverlening (de Hoofdovereenkomst), om welke reden ook.

16.2. In het geval dat er een schending van de Hoofdovereenkomst plaatsvindt, of van de toepasselijke bepalingen van de AVG/het gegevensbeschermingsrecht, kan de Klant Jobtoolz de opdracht geven om de verdere verwerking van Persoonsgegevens te beëindigen, met onmiddellijke ingang.

16.3. Jobtoolz zal de Persoonsgegevens na beëindiging van de SAAS-dienstverlening naar keuze van de Klant hetzij aan de Klant bezorgen in de vorm van een .csv-bestand, dan wel vernietigen.

16.4. Indien de Hoofdovereenkomst beëindigd wordt, of in het geval dat Persoonsgegevens niet langer relevant zijn voor het leveren van de diensten, zal Jobtoolz zoveel als mogelijk de Persoonsgegevens anonimiseren.

17. Algemene bepalingen

17.1. Deze overeenkomst behelst alle afspraken tussen partijen ten aanzien van verwerking van Persoonsgegevens als onderdeel van de SAAS-dienst en kan slechts worden gewijzigd mits schriftelijk akkoord van alle partijen.

17.2. In geval van tegenstrijdigheid tussen de algemene voorwaarden of privacyverklaring van Jobtoolz en de bepalingen van deze overeenkomst, prevaleren de bepalingen van deze overeenkomst, voor zover niet uit deze overeenkomst het tegendeel blijkt.

17.3. In het geval enige bepaling van deze overeenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze overeenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.

17.4. Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen in verband met het bestaan, de inhoud of de uitvoering van deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Jobtoolz.

Deze verwerkersovereenkomst werd toegevoegd aan de bestelbon en is bijgevolg zonder voorbehoud integraal goedgekeurd.

Bijlage 1: Jobtoolz’ beschrijving van technische en organisatorische maatregelen

De bescherming van de rechten en vrijheden van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens vereist dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om ervoor te zorgen dat aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming wordt voldaan. Dit document geeft inzicht in de technische en organisatorische maatregelen die worden toegepast of zullen worden toegepast door Jobtoolz.

1. Organisatorische maatregelen

• Jobtoolz zorgt ervoor dat enkel geautoriseerde personen hebben toegang tot de nodige backend systemen.
• Jobtoolz engageert medewerkers, contractanten en derde partijen om two-factor authenticatie te activeren (waar mogelijk) voor gebruikte accounts.
• Jobtoolz heeft een clean desk policy in plaats.
• Computers gaan op slot indien de werkplek verlaten wordt zodat onbevoegden geen toegang tot de computer kunnen verschaffen.
• Jobtoolz bewaakt dat de harde schijven van de computers van haar medewerkers, contractanten en derde partijen, geëncrypteerd zijn.
• Jobtoolz voorziet interne controle op het naleven van maatregelen welke op frequente tijdstippen uitgevoerd.
• Jobtoolz zorgt ervoor dat alle werknemers, contractanten en derde partijen zich bewust zijn van bedreigingen en zorgen op het gebied van informatiebeveiliging, hun verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden, en zijn uitgerust om het beveiligingsbeleid van de organisatie tijdens hun werk te ondersteunen.
• Jobtoolz zorgt ervoor dat, indien relevant, alle werknemers, contractanten en derde partijen een passende bewustwordingstraining krijgen.
• Jobtoolz zorgt ervoor dat haar werknemers institutionele e-mailadressen en andere institutionele vooraf goedgekeurde samenwerkingsinstrumenten gebruiken bij het communiceren of overdragen van (Persoons)gegevens.
• Jobtoolz garandeert dat de nodige procedures en taken zijn opgesteld/toegewezen om een vlotte, effectieve en ordelijke reactie te kunnen bieden op gebeurtelijke beveilingsincidenten en om te rapporteren en informatie te voorzien in het geval een datalek plaatsvindt of een zwakte (technisch of organisatorisch) aan het licht komt.
• Jobtoolz werkt enkel samen met derde partijen van goede reputatie. De nodige verwerkersovereenkomsten worden opgesteld om dit te verzekeren.

2. Technische maatregelen

• Servers bevinden zich in een privénetwerk en afgeschermd met een VPN tunnel. Enkel geautoriseerde personen toegang verschaffen op de servers.
• Alle gegevens worden verzonden over een HTTPS verbinding.
• Accounts zijn afgeschermd door gebruikersnaam en paswoord. Optioneel kan een “two-factor authentication” ingesteld worden om het account van de klant verder te beschermen.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en er is een automatische detectie van zwakke wachtwoorden welke eindgebruikers aanmoedigd een sterker wachtwoord te gebruiken.
• Gegevens van kandidaten zijn enkel toegankelijk binnen 1 klantenaccount, dit is de Klant waarvoor de kandidaat gesolliciteerd heeft. Het transfereren van kandidaten over klantenaccounts heen wordt niet toegestaan.
• Backups van informatie en software verzekeren de integriteit en beschikbaarheid van informatie. Back-ups vinden regelmatig plaats en worden geëncrypteerd bewaard.
• Informatie welke wordt weergegeven aan de eindgebruiker (URL’s, documentnamen, …) worden omgevormd zodat deze niet leesbaar zijn en niet itereerbaar zijn.

Bijlage 2: Lijst met Subverwerkers

De volgende lijst van subverwerkers beschrijft het overzicht van moment van opmaak van deze overeenkomst.