Geschreven door Zahera Taârabt

10 april 2024

11:29

4 tips voor het schrijven van menselijke afwijzingsmails

Al die tijd en moeite die je steekt in het zoeken van een nieuwe job: opzoekingswerk, solliciteren, gesprekken, testen … ‘t Is dan ook voor geen enkele kandidaat fijn om te horen dat de job (net) niet binnen handbereik ligt. Maar ‘t is voor HR professionals en werkgevers ook niet fijn om dat slechte nieuws over te brengen, want zij leven voor het matchen van kandidaten met de perfecte job. En toch, misschien omdat niemand ze graag verstuurt, zijn afwijzingsmails gehuld in een mysterie van kou en onplezierigheid.

In deze blog proberen wij het tegenovergestelde te doen. Oke, dat iemand afwijzen altijd onplezierig zal blijven, weten we ook wel. Het een stukje makkelijker en empathischer maken da’s ons doel! Lees maar mee met onze 4 tips. 👇

En oh, liever meteen wat echte voorbeelden zien? Download dan meteen ons e-book over 5 persoonlijke afwijzingsmails.

1. Uit je dankbaarheid

Zoals eerder aangehaald: solliciteren vraagt heel wat tijd en flexibiliteit van potentiële kandidaten. Denk maar aan het opmaken van hun cv, de stress en alle bijbehorende emoties. We zeggen niet dat jij het als HR professional makkelijk vindt om slecht nieuws te brengen. We zeggen alleen dat je de kandidaat als eerste en in alle oprechtheid moet bedanken voor hun inspanning.

2. Hou talenpools of werfreserves in je achterhoofd

Veel bedrijven spelen graag in op toekomstige functies of delen de link naar hun vacaturepagina met de bemoedigende woorden dat de kandidaat op de hoogte moet blijven van die toekomstige vacatures. Vaak allemaal loze woorden en beloftes.  

Zoiets geeft eigenlijk gewoon aan dat het een bedrijf of organisatie niet uitmaakt of de kandidaat ooit opnieuw solliciteert of niet.

Maar soms willen bedrijven of organisaties echt oprecht het gesprek met de kandidaat op een later tijdstip hervatten. Afgewezen kandidaten meegeven dat ze kunnen opgenomen worden in een talentpool is een goede start. Je zegt dan niets wat je niet meent, en toont interesse in de verdere loopbaan van de kandidaat.  

3. Geef je sollicitanten de feedback die ze verdienen

Het is voor kandidaten ongelooflijk frustrerend wanneer ze afgewezen worden en geen uitleg krijgen waarom. Zij hebben hun tijd, energie en hoop in jouw bedrijf geïnvesteerd en verdienen meer dan een simpele platitude.

Als je kiest voor een andere kandidaat, vertel dan waarom de andere kandidaat beter gekwalificeerd was. Als een kandidaat gewoonweg niet aan bepaalde vaardigheden of competenties voldoet, geef dat dan ook even mee.  Het is beter voor de gemoedstoestand van kandidaten om te accepteren dat ze zijn afgewezen als je hen voorziet van eerlijke feedback. Ongeacht in welk stadium van het sollicitatieproces de kandidaat zich bevindt.

4. Erken de talenten van je sollicitanten

Een complimentje geven over bepaalde vaardigheden, competenties of ervaring kan de klap van afwijzing enorm verzachten. Al heb je enkel maar de kandidaat zijn of haar cv bekeken, er zal altijd wel één aspect zijn dat eruit sprong. 

Blijf vooral weg van algemene uitspraken en geef de kandidaat iets tastbaars. Door specifieke sterke punten te benadrukken, herinner je kandidaten aan hun waarde, precies op het moment dat ze het meest aan zichzelf zouden twijfelen.

Het is wat het is. Kandidaten zullen zich altijd teleurgesteld zijn bij het krijgen van een afwijzingsmails. Een troost, want na het toepassen van deze 4 levensveranderende tips maak je het brengen van slecht nieuws net dat tikkeltje dragelijker. En om het helemaal compleet te maken lees je best even onze e-book over 5 persoonlijke afwijzingsmails. 

Jouw recruitment naar een hoger niveau tillen? 👇