Choisir excel ou un outil d’embauche ?

Le recrutement d’employés compétents est la clé de la réussite d’une entreprise. Des milliers d’études ont montré que l’embauche des bons talents influence positivement l’avenir d’une entreprise. La pression pour trouver, recruter et retenir les talents est immense. N’est-il pas temps de soutenir au maximum les recruteurs dans cette tâche extrêmement difficile mais vitale ? Car, soyons honnêtes, est-il normal que dans tous les départements d’une entreprise, les logiciels et la numérisation soient considérés comme allant de soi et comme tout à fait normaux, alors que le recruteur doit se débrouiller avec des feuilles de calcul (qu’il a lui-même créées pour la plupart) ?
La numérisation dans le domaine du recrutement est presque inexistante
Oui, pendant des années, Excel a été la norme en matière de gestion des données dans une entreprise. Qu’il s’agisse d’un représentant commercial, d’un responsable informatique ou d’un spécialiste du marketing, tout le monde utilisait le logiciel Excel, qui jouit d’une popularité incroyable.

Entre-temps, le représentant commercial est passé à Salesforce, le responsable informatique à Trello, le spécialiste du marketing à Hootsuite et le recruteur… continue d’investir son temps dans Excel.

Lorsque nous cherchons à savoir pourquoi Excel est encore utilisé, la réponse qui revient le plus souvent est la suivante : “la direction ne voit pas de retour sur investissement direct et ne veut donc pas investir dans un outil”.

Mais cette affirmation est-elle exacte, n’y a-t-il pas de retour sur investissement ? Prenons un exemple concret :

Bart est recruteur dans une entreprise de transport de taille moyenne. Actuellement, elle emploie 109 personnes. En raison de sa croissance rapide, l’entreprise recherche quatre nouveaux employés.

Bart est chargé de rédiger les offres d’emploi. Bien entendu, Bart souhaite publier les offres d’emploi sur le site web de l’entreprise. Il les transmet donc à Elsie, la responsable informatique de l’entreprise. Cependant, le département informatique est surchargé de travail et Elsie ne peut pas considérer cette question comme une priorité. À la grande frustration de Bart, il faut attendre deux jours avant que les postes vacants soient affichés sur le site web.

Bart envoie un courriel à Erik, le responsable du marketing, pour lui demander de publier les postes vacants sur Facebook et LinkedIn. Cependant, Erik a besoin d’informations supplémentaires pour créer un profil clair. Après quelques courriels et quatre appels téléphoniques, les offres d’emploi sont publiées sur les canaux de médias sociaux souhaités.

Les candidats arrivent dans la boîte aux lettres de Bart. La plupart d’entre eux n’ont pas les compétences requises. Bart estime que la politesse élémentaire consiste à fournir à chaque candidat refusé un retour d’information personnel. Plusieurs heures y sont consacrées. Des heures qui ne peuvent malheureusement pas être utilisées pour sa tâche la plus importante, à savoir la sélection des personnes adéquates pour les quatre postes vacants.

Entre-temps, Bart envoie les CV et les lettres de motivation par e-mail aux responsables de département, tout en étant légèrement préoccupé par les réglementations GDPR. Yvan, chef de service de l’entrepôt, doit malheureusement faire l’inventaire et ne peut pas donner son avis sur les CV transmis pour le moment. Cela peut être fait dans un délai de deux semaines au plus tôt. Bart soupire de frustration et commence à taper les détails personnels des candidats à partir de leur CV dans sa liste Excel. Il remarque qu’il n’a plus une vision claire de sa feuille de calcul colorée.

Cela vous semble familier, n’est-ce pas ?

Recruter dans des feuilles de calcul et dans Outlook est une tâche chronophage, frustrante et ingrate, anno 2019 ! En effet, un recruteur ne souhaite-t-il pas se concentrer sur l’essentiel de son travail : attirer les meilleurs talents par le biais d’une sélection et d’entretiens ? Et passer beaucoup moins de temps sur des tâches administratives et répétitives ?

Nous vous donnons déjà 4 raisons importantes de remplacer le courrier électronique et Excel par un outil d’embauche.
Utilisez votre temps pour recruter et non pour effectuer des tâches administratives répétitives.
N’est-il pas frustrant de ne pas pouvoir se concentrer sur le travail vraiment important, comme les entretiens et la sélection ? Les recruteurs consacrent jusqu’à 60 ( !) % de leur temps à des tâches routinières et administratives, telles que la saisie des données personnelles d’un CV dans un fichier Excel ou l’envoi manuel d’un retour d’information à un candidat par courrier électronique. Le problème s’aggrave encore lorsque vous devez rechercher le profil d’un candidat dans différentes feuilles de calcul Excel, différents onglets et différents courriers électroniques. Souvent, le candidat n’est pas trouvé ou tout simplement trop de temps est perdu. En utilisant un outil de recrutement, les données d’un candidat sont automatiquement numérisées. Aucune action manuelle n’est plus nécessaire pour saisir les informations personnelles d’un candidat. Toute la communication, tant en interne qu’avec le candidat, se fait à partir de l’outil et une ligne de temps permet de voir toutes les actions. Les étiquettes peuvent être utilisées pour constituer une réserve de talents, ce qui facilite grandement le filtrage et la recherche de certaines informations sur un candidat.
Protéger les données sensibles
Les RH collectent et gèrent un grand nombre de données sensibles. Un document Excel ne garantit pas la protection ou la sécurité, car trop de données sensibles sont stockées au même endroit. De plus, ces données peuvent être copiées en une fraction de seconde. Que se passe-t-il si un fichier se bloque ou, pire encore, s’arrête complètement de fonctionner ? Les sauvegardes et la récupération des données dans Excel nécessitent beaucoup plus d’actions manuelles (par exemple, disques durs externes). Les outils de recrutement sont généralement des applications en nuage que vous pouvez utiliser n’importe où ou sur n’importe quel appareil. Les sauvegardes sont effectuées automatiquement et la récupération des données est très facile à obtenir.
Normaliser le flux de travail
Il n’existe actuellement aucune norme dans la manière de travailler au sein du secteur des ressources humaines. Cela signifie que chaque recruteur a sa propre façon de travailler et de penser. Même au niveau de l’entreprise, il est presque impossible d’obtenir un flux de travail similaire dans une équipe utilisant Excel. De plus, il n’est pas impossible que le directeur des ressources humaines, qui a conçu le flux de travail dans Excel, quitte l’entreprise. Souvent, les données collectées sont complètement perdues au cours de cette phase. En utilisant un outil de recrutement, vous pouvez établir une norme au sein de l’entreprise. Toutes les données sont centralisées et le flux de travail peut être spécifié. Ainsi, tout le monde travaille selon les mêmes normes et lorsque l’un des membres de l’équipe s’en va, le processus n’est pas interrompu et toutes les données sont utilisées de manière optimale.
L’image de marque de l’employeur commence par une bonne expérience du candidat
L’image de marque de l’employeur est un sujet d’actualité. En raison de la pénurie de main-d’œuvre sur le marché du travail, la direction se rend compte qu’il est nécessaire d’agir. Ils investissent dans une marque forte, mais cela se limite généralement à l’aspect marketing. La direction devrait se rendre compte qu’une marque employeur forte commence par le candidat. Que trouve le candidat sur le site Internet de l’entreprise ? Quels sont les efforts à fournir pour postuler ? Dans la pratique, un login et de nombreuses données doivent souvent être remplis avant qu’un candidat potentiel puisse postuler. C’est contre-productif.
L'”expérience candidat” fait ou défait la réputation d’une entreprise et peut avoir un impact considérable. Les entreprises dont la marque employeur est forte ont également un faible coût par embauche et attirent de meilleurs candidats. Une partie importante de l’outil d’embauche est axée sur l’image de marque de l’employeur. Grâce à un éditeur simple, vous pouvez rapidement et facilement créer un site de marque d’employeur très attrayant, entièrement dans votre propre style. En outre, un bon outil de recrutement fonctionne sans login ni lest supplémentaire et se concentre uniquement sur les données pertinentes en utilisant des formulaires de candidature sur mesure.

Un interrupteur nécessaire
Lorsqu’un recruteur demande à la direction d’adapter la façon de travailler, il y a souvent des doutes ou cela est souvent reporté. La direction pense généralement que le coût de cette opération sera très élevé (ce qui n’est pas du tout le cas).

En général, ils ne tiennent pas compte du fait que le temps passé par le recruteur est utilisé de manière beaucoup plus efficace.

Les outils d’embauche fonctionnent sous licence et sont généralement résiliables mensuellement, ce qui accroît l’accessibilité. Ils s’occupent des tâches administratives répétitives et vous permettent de gérer les données en toute sécurité et de travailler de manière standardisée.

En fait, en 2019, l’utilisation d’un outil est une évidence… pour tous les départements, y compris le département RH.

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