Terug naar overzicht
Wat is een applicant tracking system (ATS) en hoe werkt het?

Geschreven door Yaron

Wat is een applicant tracking system (ATS) en hoe werkt het?

Applicant tracking system, ook wel afgekort als ATS. Het is een term die als maar vaker op ons computerscherm passeert. Een ATS heeft vele voordelen die ervoor zorgen dat je concurrentie schaakmat staat. Maar wat betekent ATS en hoe gaat het in zijn werk? En waarom is het een must-have in de recruitment? Ontdek in deze blogpost hoe de recruiter via een ATS het recruitmentproces naar een hoger niveau kan tillen!

Wat is een ATS?

Een applicant tracking system (ATS) is een softwareoplossing die ervoor zorgt dat het werving & selectieproces op een efficiënte en effectieve manier beheerd kan worden. Dit doordat het gehele wervingsproces geautomatiseerd wordt. Inderdaad, het is een zegen voor headhunters. Zo kan je als recruiter de focus leggen op talent acquisition en worden vaak vervelende repetitieve taken automatisch uitgevoerd. Een ATS is dan ook een grote meerwaarde voor bedrijven die vaak het sollicitatieproces doorlopen. Het lijkt er ook niet op dat de populariteit van een ATS snel zal afnemen. In het laatste marktonderzoek van Technavio wordt er een jaarlijkse groei van meer dan 3% verwacht tussen 2021 en 2025. 

 

Er bestaan ook meerdere synoniemen voor een applicant tracking system. In de volksmond wordt vaak gesproken over een kandidaat volgsysteem. Andere termen die regelmatig gebruikt worden zijn recruitment software, werving & selectie software en recruitmentsysteem. Vaak ontstaat er ook verwarring door de vele termen maar ze verwijzen allen naar ATS. Da's dus bij deze dan ook uitgeklaard 😉.

 

Doelstelling van een ATS

De zoektocht naar de perfecte kandidaat kan erg tijdrovend en duur zijn. Door de vele kandidaturen zie je door het bos de bomen niet meer, het is vaak een frustrerend proces. Met een ATS zorg je ervoor dat het recruitmentproces geoptimaliseerd wordt. Je beheert de gegevens van kandidaten op een snelle en overzichtelijke manier. Op basis van deze gegevens en verzamelde data wordt de ideale kandidaat gelinkt aan de openstaande vacature. Hierdoor wordt de meest geschikte sollicitant gevonden. Verder worden er ook jobinterviews gepland, talentenpools samengesteld, interessante statistieken weergegeven en mails verstuurt in één klik. Zo bespaar je tijd en geld om te doen wat echt belangrijk is, het selecteren van de beste kandidaten. 

 

Maar dat is nog niet alles. Een recruitmentsysteem heeft niet alleen positieve invloed op de recruiter, maar ook op de kandidaat. Een applicant tracking system draagt bij aan het creëren van een positieve candidate experience. Vele processen gebeuren automatisch en zijn gepersonaliseerd voor de kandidaat. Zo blijft er meer tijd over om zich te verdiepen in de skills en gegevens van de sollicitant. Daardoor wordt de sollicitant centraal gesteld en is de mogelijkheid er om een persoonlijke relatie op te bouwen. Dat laat je toe om de kandidaat beter te leren kennen waardoor geen enkele topkandidaat door je vingers glipt. 

 

Wat moet een goed ATS platform bieden?

Belangrijk is dat het bijdraagt aan een vlotte interne en externe communicatie. Daarbij zijn volgende specificaties zeker een aanrader:

  • Opstellen van persoonlijke e-mail templates met variabelen.
  • Interne communicatie: de mogelijkheid om collega’s te vermelden in de tijdslijn van de kandidaat.
  • Volledige in-app e-mail integratie, zo verloopt de communicatie met kandidaten geheel binnen de app.
  • Versturen van automatische bevestigingsmails na de sollicitatie van kandidaten.
  • Ontvangen van meldingen van je team, nieuwe kandidaten of geplande interviews.

 

Een goed ATS platform biedt ook de mogelijkheid om de data te centraliseren in overzichtelijke kandidatenfiches. Volgende toepassingen betekenen dan ook een grote meerwaarde voor een recruitmentsoftware:

  • Werken met scorecards, zo stel je de gewenste competenties in per functieprofiel en geef je kandidaten een score.
  • Weergeven van overzichtelijke kandidatenfiches. Dat laat je toe om in één overzicht alle nuttige informatie te bekijken zoals persoonsgegevens, documenten, scores, interviews,…
  • Weergeven van een timeline. Zo heb je de mogelijkheid om de historiek van een kandidaat te bekijken en alle acties van jou en je collega’s te zien.
  • Registreren van in-app interviews. De voorbereiding van een interview en het registreren van antwoorden gebeurt allemaal in de app. Gedaan met het zoeken van de juiste bestanden dus. 😉

 

Het laatste waar een goed ATS platform je moet bij ondersteunen: kandidaten op een efficiënte manier behandelen. Zorg er dan zeker voor dat jouw ATS platform volgende mogelijkheden biedt:

  • Uitvoeren van bulk acties. Het bespaart je enorm veel tijd doordat meerdere kandidaten tegelijk gemaild, geweigerd, versleept,… worden.
  • Samenstellen van een talentpool/werfreserve.
  • Overzicht van je wervingsproces. Bekijk in één oogopslag de positie van kandidaten voor de openstaande vacature.
  • Toevoegen van collega’s en bepalen van hun gebruikersrechten binnen de app.
  • Weergeven van interessante statistieken over je wervingsproces. Van gemiddelde doorlooptijd tot de totale instroom per gekozen periode.

 

Hoe kunnen wij jou helpen?

Jobtoolz biedt jou het meest gebruiksvriendelijke applicant tracking platform aan. Zo maak je komaf met ellenlange mappenstructuren en de vele Excel bestandjes. Daarnaast zetten we ook sterk in op employer branding. Maak volledig zelf een prachtige werken-bij site via de intuïtieve live-editor. Etaleer jezelf als topwerkgever & plaats in enkele klikken een vacature online in je huisstijl. Onze laatste troef? Recruitment marketing! Wij helpen je bij het zoeken van talent via vacaturevideo’s. Zo wordt je bereik vergoot en trek je meer talent aan. 

 

Heb je interesse gekregen in ons all-in-one recruitment platform?  Helemaal gratis maken we voor jouw bedrijf een voorbeeld van jullie werken-bij-site! Plan hieronder je demo in, dan overlopen we dat voorbeeld in een korte videocall. :-)